يعنى القسم بكافة شؤون الطلاب المبتعثين طوال فترة الدراسة, ابتداءا من اجراءات السفر ووصول الطالب الى بلد الدراسة ولغاية حصوله على الشهادة المتعاقد عليها. يتم هذا العمل من خلال التواصل المنتظم المباشر مع الطالب من جهة ومع الجامعة من جهة اخرى وبصورة مستمرة, من حيث متابعة مستوى الاداء الدراسي للمبتعثين والتاكد من توافقه مع معايير الجامعة المستضيفة وتحديث بياناتهم وإدارة السجلات الدراسية الخاصة بهم. بالاضافة لتوفير الدعم المستمر و تحديد المشكلات العالقة التي يواجهها المبتعثون وتقديم الحلول اللازمة لتجاوزها.
مهام القسم
متابعة وصول الطالب الى بلد الدراسة عن طريق برنامج المتابعة الالكتروني وإستلام الاستمارات المطلوبة من المبتعث حسب المرحلة وتحديث قاعدة البيانات.
إدارة ملف الطالب والتنسيق مع الاقسام والجهات المعنية و اصدارالكتب الرسمية الخاصة بامور الطالب حسب المراحل التي يمر بها المبتعث.
متابعة إنخراط الطالب في الجامعة و تقدم دراسته واستيفاء الشروط الاكاديمية بالإضافة الى توفير المشورة الأكاديمية والمهنية المختلفة والإرشادات اللازمة لإنجاح الدراسة.
معالجة المشاكل والمعوقات التي قد تواجه الطالب في بلد الدراسة, حسب الحالة. مثال على ذلك (تغيير الجامعة, تغيير التخصص, دراسة اللغة, تعليق البعثة, المرض , الوفاة, العودة الى العراق وغيرها من الحالات الاخرى).
التواصل المستمر مع المشرف الجامعي بخصوص وضع الطالب الاكاديمي, والتنسيق مع الجامعات والملحقيات الثقافية في بلدان الدراسة.
تهيئة الطالب قبيل سفر الطالب من خلال المحاضرة التوجيهية لتسهيل التكيف مع بيئة الدراسة الجديدة.
إن هدف قسم متابعة شؤون الطلبة هو تقديم الدعم الشامل والمتابعة اللازمة للطلاب المبتعثين، وضمان تحقيق أهدافهم الأكاديمية والمهنية في الخارج.
